La gestion des notes de frais commence dans une entreprise dès que les employées de celles-ci utilisent leurs ressources personnelles à des fins professionnelles. Elle n’est pas à prendre à la légère, car en cas de malversation, l’entreprise peut avoir de graves problèmes avec l’URSSAF. De nombreuses erreurs peuvent surgir au cours de la gestion des notes de frais.
Cependant, certaines d’entre elles doivent être évitées, car elles peuvent occasionner le non-remboursement des dépenses effectuées par le salarié, ou exposer l’entreprise à des sanctions. Quelles sont ces différentes erreurs à éviter dans la gestion des notes de frais ? Nous vous invitons à les découvrir dans cet article.
La non-présentation des justificatifs
Le remboursement des frais avancés par les employés pour alimenter les activités de l’entreprise se fait exclusivement sous présentation d’un justificatif. Pour des raisons ou d’autres, des salariés peuvent ne pas présenter ce document. Il peut soit être perdu, oublié, ou n’avoir jamais été émis dans d’autres circonstances. Dans ce contexte, deux options se présentent aux entreprises.
- Le non-remboursement du salarié : la solution requise qui ne plait à aucun salarié. En réponse, ceux-ci peuvent élaborer une attestation sur l’honneur pour tenter de se faire rembourser.
- Le remboursement du salarié qui expose l’entreprise à de graves sanctions. Il s’agit d’un non-respect des règles de l’URSSAF qui peut entrainer un redressement.
Par ailleurs, l’erreur des justificatifs peut bien être évitée avec une solution de gestion des notes de frais. En la matière, N2F est une référence. Environ 5000 entreprises utilisent déjà cette solution.
Erreur à éviter dans la gestion des notes de frais : fournir un justificatif incomplet ou erroné
Chaque frais avancé par le salarié doit être dûment justifié pour être remboursé par l’entreprise. Ainsi, l’employé doit conserver les factures de ses dépenses. Celles-ci doivent contenir la mention Payé avec le cachet du restaurateur et les détails du payement.
Par ailleurs, lorsqu’un collaborateur invite un client à un déjeuner, il doit conserver la facture contenant les frais HT, TVA, TTC. Il doit aussi indiquer le nom du client, sa position dans l’entreprise et la raison sociale de celle-ci au dos de la facture.
La non-maitrise des règles de l’URSSAF relatives à la gestion des notes de frais
L’URSSAF établit une liste de frais qui sont pris en charge dans le remboursement des notes de frais. Ils sont appelés frais d’entreprise ou frais professionnels. Pour l’employé, il est très important de connaitre ces frais afin d’éviter les erreurs dans la gestion des notes de frais. Trois frais sont considérés par l’URSSAF :
- Les frais de repas ;
- Les frais de déplacement ;
- Les dépenses spécifiques effectuées dans le cadre des activités de l’entreprise (téléphones, photocopies, fournitures de bureau…).
Par ailleurs, l’entreprise devrait se montrer aussi vigilante pour ne pas payer les dépenses qui ne s’inscrivent pas dans ce contexte.
Effectuer des dépenses irraisonnables
Dans la gestion des notes de frais, les collaborateurs se doivent de rester raisonnables dans leurs dépenses. Le montant avancé par le salarié peut être considéré comme un avantage en nature, lorsqu’il ne correspond visiblement pas aux dépenses effectuées. Pour y remédier, l’entreprise doit imposer des plafonds relatifs aux dépenses et s’assurer que les seuils fixés ne soient pas dépassés.
