Pour être efficaces et mener l’entreprise vers une dynamique de progrès, les processus achats doivent être standardisés mais aussi automatisés au maximum (via la digitalisation). Des processus achats bien menés et effectués de façon intelligente et rigoureuse sont sources de croissance et d’économies pour l’entreprise. Nous vous en présentons ici les grandes étapes indispensables.
De la rédaction du cahier des charges à la sélection de l’offre
Tout processus achat débute par une demande d’achat en interne. Un besoin est exprimé par un collaborateur, pour un bien ou pour un service nécessaire au fonctionnement de l’entreprise. L’équipe dédiée aux achats commence alors par recueillir ce besoin, tout en le précisant au maximum. Cette première étape aboutit à la rédaction d’un cahier des charges reprenant la nature du besoin, l’usage prévu du bien ou du service, ses caractéristiques précises, les délais nécessaires, etc. Ce cahier des charges permet ensuite de passer à l’étape de la recherche de fournisseurs. Celle-ci peut être effectuée au sein d’un panel de fournisseurs déjà défini par l’entreprise, ou via une phase de sourcing consistant à sélectionner de nouveaux fournisseurs susceptibles de répondre à la demande d’achat. Un appel d’offre est ensuite lancé, permettant de mettre les potentiels partenaires en concurrence. Les offres reçues sont ensuite analysées et triées. La plus intéressante est alors sélectionnée.
De la négociation au suivi des travaux
Une fois la meilleure offre sélectionnée et validée par les décisionnaires, vient l’étape de la négociation. Très importante, cette étape du processus achat permet d’obtenir les meilleures conditions de partenariat et de décrocher des opportunités. La négociation se prépare minutieusement en amont, afin de réussir à obtenir le meilleur rapport qualité-prix, les meilleurs délais et le service le plus adapté au besoin. Une fois parvenu à l’établissement d’un consensus avec le partenaire choisi, la validation de l’offre négociée est soumise aux décisionnaires. La signature du contrat vient ensuite concrétiser le partenariat et fixer les conditions d’engagement. Cette étape de contractualisation permet d’établir les conditions nécessaires à une relation de confiance mutuelle entre les deux parties.
Vient ensuite l’étape du paiement du bon de commande, aboutissant à la livraison du bien ou du service. Le processus achat ne se termine toutefois pas ici, le suivi des travaux étant indispensable à la réussite de l’entreprise. Ce suivi, à mener pour chaque fournisseur de façon mensuelle ou trimestrielle, permet de prévenir les risques et de s’assurer du respect des conditions préétablies.
Parmi toutes ces étapes successives nécessaires au bon déroulement des processus achats en entreprises, beaucoup peuvent être automatisées grâce aux solutions digitales aujourd’hui disponibles. Les entreprises sont nombreuses à se tourner vers la digitalisation afin de fluidifier les process, gagner du temps, économiser du coût de main-d’œuvre et réduire les risques de biais ou d’erreur. L’implémentation du e-procurement, du e-sourcing et des logiciels de facturation et de paiement automatiques représente en effet une opportunité de progrès incontournable.
Digitaliser l’ensemble du processus achat d’une entreprise est donc une source d’économie et de croissance.
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