Quand organiser un séminaire d’entreprise ?

En entreprise, l’organisation d’évènements professionnels est devenue pratique courante. C’est l’occasion de réunir les partenaires, les clients et tous les collaborateurs. Qu’il s’agisse d’un salon professionnel, d’un team building ou encore d’un séminaire, la préparation requiert du temps, une logistique adaptée, le bon choix de la date et de l’endroit où il aura lieu. De plus, un évènement professionnel comme un séminaire est un parfait moyen pour encourager le travail en équipe et le dialogue entre les employés. Il faut de ce fait s’assurer que tous les collaborateurs soient disponibles et présents à l’évènement. Alors, quel est le moment propice pour l’organiser ? Et comment procéder ?

La location de salle pour un séminaire

Le choix de la salle de séminaire ne doit pas être fait à la légère. En effet, l’endroit contribue grandement au bon déroulement et à la réussite de votre évènement. Il doit surtout être choisi en fonction de la spécificité de l’évènement. Si vous êtes à la recherche d’une salle de séminaire, retrouvez ci-après les critères à prendre en compte avant de faire votre choix.

L’ambiance souhaitée

Il faut savoir que chaque salle de séminaire a ses propres particularités. Peut-être que toutes peuvent fournir les mêmes services, mais chacune se différencie par la disposition de l’infrastructure et le décor. Le choix de la salle doit donc se faire en fonction du concept de l’évènement.

S’il s’agit d’un séminaire qui a des clients ou des invités d’honneur comme participants, une salle de séminaire professionnel est à privilégier. Il est conseillé d’opter pour une salle avec un décor simple, pas trop voyant, et miser plutôt sur la sobriété. Pour un séminaire qui dure toute une journée, il est recommandé de réserver une salle proposant un service de restauration sur place. Si l’évènement dure quelques jours, les salles de séminaire d’hôtel sont les mieux adaptées.

Avant d’arrêter votre choix et de signer le contrat, vous devez surtout vérifier la capacité d’accueil de la salle.

Séminaire d'entreprise

Séminaire d’entreprise ayant lieu à Reims dans le but de consolider les équipes

Les offres d’installations de la salle de séminaire

Pour que la salle soit idéale pour votre séminaire, il est important d’examiner de près les offres d’installations. C’est même l’un des critères qui doivent primer dans la recherche de salle. Si vous devez fournir l’ensemble de la logistique pour la bonne tenue de l’évènement, ce point est très important, car vous devrez prévoir un budget additionnel. Ne pas oublier de voir les coûts de transport, d’installation et de désinstallation, pour vous alléger dans la préparation. Pour vous faciliter la tâche, il est donc important de choisir un lieu qui vous propose une logistique adaptée.

En général, les éléments indispensables pour le bon déroulement d’un séminaire sont le Wifi haut débit, un vidéoprojecteur, un ou plusieurs microphones, un écran de projection, et vous pourrez aussi avoir besoin d’une imprimante. Avec un séminaire qui rassemble des intervenants de l’étranger, il est nécessaire de se munir de tout le matériel pour une visioconférence.

À quel moment organiser un séminaire ?

En ce qui concerne le moment propice pour la tenue d’un séminaire, il est déconseillé de l’organiser pendant la période des vacances scolaires ou les week-ends.

Évitez les week-ends et les vacances

Tout le monde préfère passer son temps libre avec ses proches et sa famille. De ce fait, la non-disponibilité des collaborateurs peut les empêcher de participer à l’évènement. Par ailleurs, le prix de location de salle augmente souvent pendant la saison haute, notamment pendant les vacances. L’organisation d’un évènement durant les vacances ou les week-ends ne ferait donc que gonfler le budget.

En général, les entreprises organisent leur séminaire les mois de juin et septembre, mais surtout en fin ou début d’année. Cela permet de commencer ou de terminer une année de travail dans de bonnes conditions, de souder une équipe avant les vacances, d’entamer une année productive avec les bons éléments.

Organisez votre séminaire en semaine

Le moment propice pour organiser un séminaire est pendant les jours ouvrables, entre le lundi et le vendredi. L’un des avantages d’organiser son séminaire en semaine est que la location de salle est moins élevée durant cette période. L’organisation du séminaire en semaine peut de plus favoriser la réussite de votre évènement.

Le type de séminaire que vous souhaitez organiser peut compter dans le choix de la date. Souvent, cet évènement professionnel est organisé pour renforcer la cohésion d’équipe, développer la motivation de tous les collaborateurs. Certaines entreprises organisent un séminaire pour offrir un moment de détente à leurs salariés, les remercier pour leur travail, mais il peut aussi s’agir d’un séminaire de formation ou de direction.