La plupart des documents créés par les bureaux ne valent pas la peine d’être conservés de façon permanente : seulement 5 à 10 % des documents d’une organisation ont une valeur durable. Afin de déterminer quels documents peuvent être détruits, il est nécessaire d’établir des calendriers officiels de conservation des archives. Les calendriers de conservation sont des politiques complètes qui identifient la durée des documents conservés et s’ils ont une valeur durable et devraient donc être transférés pour la conservation des archives.
Quel est la différence entre l’élimination et le débarras d’archives ?
Notez que la destruction n’est pas la même chose que l’élimination :
- L’élimination fait référence au large éventail d’actions entreprises pour gérer les documents au fil du temps, qui peuvent inclure la conservation, la destruction ou le transfert vers le stockage archivistique. Toutes les actions d’élimination doivent suivre les politiques et répondre aux exigences des entreprises en matière de tenue de registres.
- La destruction est l’acte de se débarrasser des archives de façon permanente en effaçant les enregistrements afin que les informations ne puissent plus être physiquement ou électroniquement reconstruits ou récupérés. Les décisions de destruction doivent être formellement approuvé avant toute action.
Quels sont les principes du débarras d’archives ?
Le débarras d’archives doit être autorisé
Aucun document ne doit être détruit tant que sa destruction n’a pas été autorisée par la direction de l’entreprise, par le biais d’un processus d’approbation officielle. Toute destruction réelle doit être documentée par écrit, y compris la capture des informations sur quels documents ont été détruits.
Le débarras d’archives doit être irréversible
Le processus de débarras d’archives doit être irréversible, de sorte qu’il n’y ait pas de risque raisonnable que les informations puissent être récupérées. Plus les documents sont sensibles, plus vous devez être certain de l’irréversibilité de la destruction traitée. Le fait de ne pas garantir un débarras d’archives total peut entraîner la divulgation non autorisée d’informations sensibles. Il est essentiel que vous travailliez en étroite collaboration avec les spécialistes du débarras d’archives.
Le débarras d’archives doit être aussi écologique que possible
Les documents doivent être détruits de manière écologique dans la mesure du possible. Tous les supports, y compris le papier et les matériaux numériques, doivent être recyclés s’il est possible de garantir que les données et les informations ont été complètement effacé. Les décisions de débarras d’archives devraient également prendre en compte les préoccupations environnementales. Par exemple, les registres de pâte à papier sont plus sûrs que le déchiquetage et plus acceptables sur le plan environnemental que le brûlage.
Le débarras d’archives doit être sécurisé et confidentiel
Au cours du processus de débarras d’archives, ils doivent être traités en fonction du niveau de sécurité attribué aux documents au cours de leur vie active. Le débarras d’archives de tous les dossiers doit être supervisé par un fonctionnaire de l’entreprise en question ou par un agent autorisé, et la destruction des informations sensibles doit suivre des contrôles stricts pour protéger confidentialité et sécurité.
