Réunions, conférences, dîners d’affaires… Tout individu exerçant une activité professionnelle est tenu de planifier ses tâches quotidiennes pour être productif. Aujourd’hui, grâce aux agendas professionnels en ligne, la gestion des rendez-vous et des évènements se fait de manière optimale. Pour choisir l’outil qui est le plus adapté à vos besoins, voici les trois fonctionnalités sur lesquels vous devez être scrupuleux.
Assurez-vous que l’affichage du calendrier est personnalisable
Tout bon outil de gestion du temps doit permettre de personnaliser son apparence en fonction des préférences et des exigences du domaine d’activité de l’utilisateur. Ainsi, vous devez chercher un agenda qui vous offre la possibilité d’ajuster la période d’affichage et d’établir vos plans en choisissant vos codes couleur ainsi que des étiquettes. Cela vous permet de différencier vos différents évènements et de les classer par ordre de priorité. Avec un calendrier de gestion qui reflète au mieux vos besoins et vous ressemble, vous serez plus enclin à l’utiliser régulièrement. En conséquence, vous ne manquerez aucune échéance cruciale.
Un agenda professionnel efficace possède une interface conviviale et intuitive selon le site konfian.com, et selon d’autres experts du domaine. C’est pourquoi vous devez vous assurer qu’en plus de la possibilité de personnalisation, l’agenda possède une interface agréable à utiliser et facile à comprendre. Un organisateur en ligne dont l’interface nécessite des formations pour son utilisation va générer plus de frustration. Cela vous fera perdre du temps.
Définissez des rappels et des notifications pour les évènements à venir
L’agenda professionnel en ligne est votre meilleur allié pour vous tenir informé des évènements ou des engagements importants dans votre domaine d’activité. Cela est rendu possible grâce aux rappels et notifications. Leur principal objectif est d’attirer votre attention sur toutes les tâches que vous avez planifiées. Ainsi, vous respectez les délais et réduisez les risques d’omission ainsi que les conflits d’horaire. Libre à vous de définir la fréquence des rappels. Configurez-les surtout selon votre flux de travail.
Les notifications peuvent prendre diverses formes en fonction de l’information à transmettre. Vous avez le choix entre les notifications visuelles, par e-mail ou sonores. Pour la première option, un message vous parviendra sur l’écran de votre support numérique, que l’agenda soit ouvert ou fermé. En général, il apparaît sous forme d’icône ou de pop-up sur l’écran incluant l’activité à effectuer. La deuxième solution est la moins conseillée, car elle ne permet pas à l’utilisateur de réagir promptement. Des fois, ce type de notification est classé dans les messages indésirables par votre messagerie électronique. En ce qui concerne les notifications sonores, ce sont les meilleures solutions pour stimuler votre intérêt ou vous alerter.
Recherchez une option de synchronisation avec d’autres applications de calendrier
La synchronisation d’une application de calendrier avec une autre est capitale dans la mesure où elle permet de sauvegarder vos données en temps réel. Ainsi, en cas de suppression d’un agenda par inadvertance, vous avez la possibilité de récupérer vos données sur l’outil de gestion synchronisé. De plus, l’option de synchronisation facilite votre collaboration avec les autres membres de votre équipe. Tous vos collaborateurs ont accès aux mêmes informations en temps réel.
L’une des manières simples de savoir si un agenda peut être synchronisé avec un autre est de lire les avis laissés par les utilisateurs à cet effet. Il existe également différentes plateformes qui comparent les meilleurs agendas en ligne. En quelques clics, vous y trouverez des informations sur les atouts d’un agenda de votre choix. Si lire les commentaires vous paraît laborieux, consultez directement le site officiel de l’agenda convoité pour vous imprégner des différentes options qu’il propose.
