Le service client est l’un des piliers de la réussite de votre entreprise. Ce service génère néanmoins un certain nombre de tâches chronophages qui peuvent nécessiter un investissement matériel et physique important. Il est désormais possible de décharger votre personnel des tâches répétitives en ayant recours à l’automatisation.
La dématérialisation des cycles clients, comment ça fonctionne ?
La dématérialisation des cycles clients consiste à numériser et à automatiser l’ensemble du parcours client, depuis la prospection jusqu’à la fidélisation du client en passant par les commandes et la facturation finale. Comme l’explique Esker, elle permet de minimiser les interactions manuelles et d’accélérer les processus tout en réduisant les erreurs potentielles.
Concrètement, la dématérialisation des cycles clients vous permet de recevoir directement vos commandes via votre site internet ou une plateforme en ligne. Les systèmes automatisés sont programmés pour gérer les commandes, générer les bons et vérifier les stocks.
Ce processus permet aussi d’optimiser la gestion des paiements en automatisant le paiement des factures par les clients. Les transactions sont automatiquement prises en compte par le système comptable, ce qui limite le risque d’erreur.
La dématérialisation offre également aux clients la possibilité de suivre le statut de leurs commandes grâce à un numéro de suivi. Les problèmes de logistique entre l’expédition et la livraison peuvent donc être résolus rapidement.
Enfin, la dématérialisation permet de générer et d’envoyer automatiquement des factures électroniques aux clients. Les délais de traitement s’en trouvent réduits et la gestion comptable est plus facile.
Les critères pour le choix de votre prestataire en automatisation
Il est primordial de bien choisir votre prestataire en automatisation, car les données que vous allez lui confier sont très sensibles. Pour cela, nous vous recommandons de vous intéresser à son expertise et à son expérience dans le domaine de l’automatisation du service client. N’hésitez pas à lui demander des références sur des projets similaires au vôtre.
Assurez-vous aussi que le prestataire propose des offres flexibles qui peuvent s’adapter à vos exigences et aux besoins de votre entreprise. L’idéal serait d’opter pour une solution personnalisable qui pourra évoluer en fonction de vos besoins.
Si vous utilisez déjà un système de gestion des commandes ou un CRM, vous devez vérifier que votre prestataire d’automatisation peut intégrer ces logiciels à son propre système. Un support technique de qualité est également préconisé. L’automatisation pouvant nécessiter un temps d’adaptation, votre prestataire doit être en mesure de proposer une formation à vos équipes.
Service client : d’autres façons de supprimer les tâches chronophages
En dehors de l’automatisation, il existe bien d’autres façons de supprimer les tâches chronophages du service client. Vous pouvez par exemple l’externaliser en faisait appel à un prestataire externe spécialisé dans le service client. Ce dernier pourra gérer les appels et les mails ainsi que les tâches administratives liées au service client, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des tâches avec une plus grande valeur ajoutée.
Vous pouvez aussi utiliser des chatbots intelligents. Ces programmes informatiques sont, en effet, capables de répondre aux questions courantes des clients et de les orienter dans une moindre mesure. Ils peuvent donc simuler une conversation avec les clients, ce qui peut vous aider à traiter rapidement les demandes les plus simples.
Pour supprimer les tâches chronophages du service client, vous pouvez aussi créer une base de connaissances en ligne qui fournira à vos clients les réponses à leurs questions les plus basiques. Cette option permet de réduire les demandes répétitives et le volume des appels.
