Le secrétariat externalisé consiste à confier à un prestataire extérieur certaines tâches administratives qui ne relèvent pas de votre cœur de métier. Cette solution présente de nombreux avantages, que vous découvrirez dans cet article.
Les avantages de l’externalisation des services de secrétariat
Lorsque vous faites le choix du secrétariat externalisé, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages.
La réduction des coûts
Externaliser votre secrétariat vous permet de ne plus avoir à supporter les charges relatives à l’embauche, à la formation, au salaire ou aux congés d’un salarié. Vous payez uniquement le service rendu en fonction de vos besoins et de votre budget. Vous pouvez ainsi réaliser des économies et optimiser votre rentabilité.
Un gain de temps
En externalisant votre secrétariat, vous gagnez du temps et vous vous concentrez sur votre cœur de métier. Vous n’avez pas à vous occuper des tâches administratives chronophages et fastidieuses, qui sont prises en charge par un professionnel qualifié et réactif. Vous pouvez ainsi améliorer votre productivité et votre compétitivité.
L’expertise et l’expérience
Avec l’externalisation de votre secrétariat, vous bénéficiez du savoir-faire et de l’expérience d’un prestataire spécialisé dans le domaine administratif. Vous profitez ainsi d’un service de qualité, adapté à vos besoins et à vos exigences. Ce service vous permet également de bénéficier de conseils et d’accompagnement personnalisés pour optimiser votre gestion administrative.
Le professionnalisme
Opter pour une solution de secrétariat externalisé vous permet de renforcer votre image de marque et votre crédibilité auprès de vos clients, de vos fournisseurs et de vos partenaires. Vous disposez d’un service de secrétariat performant, disponible et flexible qui assure un suivi rigoureux et efficace de vos dossiers. De quoi vous permettre de fidéliser vos clients et de développer votre activité.
Quel type de tâches peuvent être effectuées par des secrétaires externalisées ?
Les secrétaires externalisées peuvent effectuer un large éventail de tâches administratives qui va de la gestion du courrier à la gestion comptable en passant entre autres par la gestion des appels, des agendas… Vos courriers, devis, factures, contrats peuvent être rédigés, relus et mis en forme par des secrétaires externalisées. Ceux-ci s’occuperont également de votre courrier postal ou électronique avec le tri, le traitement et l’envoi.
Les secrétaires externalisées peuvent également assurer la gestion des appels. De plus, il n’est pas rare qu’ils effectuent des appels de suivi ou des enquêtes de satisfaction par téléphone. Vos agendas professionnels ou personnels, réunions, voyages ou événements peuvent par ailleurs être habilement gérés par une secrétaire externalisée. Il en est de même pour la classification, l’archivage, la numérisation ou l’élimination de vos documents administratifs. Ces professionnels sont enfin capables d’effectuer une veille réglementaire ou d’entreprendre des recherches pertinentes pour vos documents.
Conseils pour choisir le bon fournisseur de services pour votre entreprise
Pour choisir le bon fournisseur de services pour votre entreprise, vous devez prendre en compte plusieurs critères. C’est notamment le cas de la fiabilité, de la confidentialité, de la flexibilité et de la compétitivité. Un bon fournisseur de services doit être capable de respecter les délais et les conditions convenus avec vous. Il doit aussi être facilement joignable et vous tenir informé du suivi de ses prestations.
Votre fournisseur doit garantir la sécurité et la protection de vos données personnelles et professionnelles. Respecter le secret professionnel et la discrétion vis-à-vis de vos clients ou de vos concurrents fait également partie de ses obligations. Assurez-vous que votre fournisseur soit en mesure de s’adapter à vos besoins et de faire face aux imprévus ou aux urgences. Enfin, il doit offrir un tarif raisonnable et transparent, en fonction de la nature et du volume des prestations.
Comment s’assurer que votre secrétaire fait un bon travail pour vous ?
Commencez par communiquer à votre secrétaire vos attentes concernant ses fonctions, les instructions à suivre, les délais à respecter et autres tâches connexes afin d’éviter toute frustration. De plus, vous devez proposer les documents et informations nécessaires qui lui permettront d’accomplir vos missions avec diligence.
Ne négligez pas l’importance de veiller au respect par votre secrétaire des normes de qualité que vous lui avez fixées, tant sur le fond que sur la forme. Gardez un œil sur leurs services en demandant des rapports réguliers et des journaux d’activité. Vous devez également faire part à votre secrétaire de votre satisfaction ou de votre insatisfaction par rapport à son travail.
